تعلن هيئة تطوير بوابة الدرعية عبر حسابها الرسمي بموقع لينكد إن لخدمات التوظيف (™ LinkedIn) توفر وظيفة إدارية، للعمل بالهيئة بمدينة الرياض، بمسمى (مُساعد إداري)، وذلك وفقاً لبقية التفاصيل الموضحة أدناه.
المسمى الوظيفي:
– مُساعد إداري.
نبذة عن الوظيفة:
– تنفيذ مجموعة من أنشطة السكرتارية بما في ذلك التعامل مع المراسلات وإدارة العلاقات وتنظيم الاجتماعات والفعاليات وإعداد التقارير.
من المهام والمسؤوليات الوظيفية:
- إجراء الأنشطة اليومية الضرورية مع الحد الأدنى من الإشراف لضمان استمرارية العمل.
- تقديم الدعم في إجراء الخدمات السكرتارية والحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالمكتب.
- استلام المراسلات والبريد والمعاملات الواردة والصادرة وتنظيمها وتسجيلها في النظام.
- المساعدة في تطوير التقارير والمذكرات والرسائل والخطابات بناءً على طلب الرئيس.
- استلام وإرسال جميع مستندات المكتب الرئيسي وكذلك تصنيفها وفهرستها وفقًا لسياسات وإجراءات الأرشفة المعتمدة.
- استقبال وإجراء مكالمات هاتفية للمكتب الرئيسي وفهرسة أرقام الهواتف والعناوين لإعداد يوميات الرئيس وجدول المواعيد.
- المساعدة في تنظيم الاجتماعات وفقًا للبرامج والمواعيد والتزامات الرئيس لضمان حضور جميع أصحاب المصلحة المطلوبين.
- الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها وضمان رضا الزوار وحضور أي طلبات لاحقة.
- توفير الخدمات بما في ذلك توافر الغرف، وإعداد الغرف، والمستلزمات المكتبية اللازمة ووسائل الراحة الخاصة بالاجتماعات.
- حضور الاجتماعات للمساعدة في توثيق محاضر الاجتماعات والخطوات التالية وتوصيل القرار التنفيذي إلى أصحاب المصلحة المعنيين.
- إعداد الترتيبات اللوجستية قبل وأثناء الحدث للرئيس بما في ذلك السفر والإقامة في الفندق والنقل وما إلى ذلك.
الأنشطة العامة:
- تنفيذ العمليات اليومية لضمان استمرارية العمل وتلبية متطلبات العملاء الداخليين
- القيام بأنشطة معقدة إلى حد ما وتجميع المعلومات اللازمة لتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية
- الامتثال للسياسات والإجراءات المعمول بها لضمان تنفيذ المهام المعينة بشكل متسق ووفقًا للأطر الإجرائية المحددة مسبقًا
- تنفيذ المسؤوليات في أي مشاريع خاصة أو مبادرات تحسين الجودة التي يعينها كبير المسؤولين
- التنسيق داخليًا عبر أصحاب المصلحة في DGDA وخارجيًا مع البائعين والعملاء لفهم متطلباتهم
- التنسيق مع الوكالات ذات الصلة وتحليل دراسات السوق المقدمة من أطراف ثالثة وتفسير البيانات للمشاركة في تحسين أداء أعمال DGDA
- تطوير وتحديث أدوات وقوالب إعداد التقارير لتحسين جودة التقارير القياسية
- تنفيذ المهام الإدارية مثل إعداد التقارير والتوثيق والمراقبة وأنشطة الامتثال بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب
- تحليل التقارير القياسية لتحديد التباينات وتصعيد المشكلات إن وجدت
نبذة عن الهيئة:
– تأسست هيئة تطوير بوابة الدرعيّة (DGDA) في 26 شوال 1438هـ الموافق 20 يوليو 2017م بهدف تطوير الدرعيّة بصفتها موقعاً تاريخياً مهماً في المملكة العربية السعودية، وكونها عاصمة الدولة السعودية الأولى التي تعد المملكة اليوم امتداداً لها.
موعد التقديم:
– التقديم متاح الآن بدأ اليوم الجمعة بتاريخ 1446/02/26هـ الموافق 2024/07/30م وينتهي عند الإكتفاء بالعدد المطلوب.
طريقة التقديم:
– لمعرفة بقية الشروط والمهارات والوصف الوظيفي وللتقديم من خلال الرابط التالي (يتطلب إنشاء حساب بموقع لينكد إن لخدمات التوظيف (™ LinkedIn) قبل التقديم على الوظيفة): اضغط هنا
